מיקור חוץ בניהול המשרד יכול לייעל את העסק שלך ולהגדיל את הרווחיות

עסקים רבים, קטנים ובינוניים נתקלים לעתים קרובות במחסור בשני משאבים עיקריים – זמן וכסף.  למחסור במשאב המזומנים יש פתרון והוא בצורת ההלוואה.  אך למחסור במשאב הזמן אין אפשרות לקחת הלוואות, אין מי שילווה לנו זמן ולכן צריך למצוא פתרונות אחרים.

עבודה נכונה במיקור חוץ יכולה לחסוך לעסק בשני המשאבים היקרים האלו, על אף שלכאורה יש כאן פרדוקס, הרי במיקור חוץ צריך לשלם למישהו אחר כדי שיעשה את העבודה, אולם, חשבו את שעת העבודה שלכם, מה אתם יכולים להכניס לעסק באותה השעה ועכשיו תענו על השאלה המתבקשת – האם אתם חוסכים או מגדילים הוצאה, בכך שאתם מוציאים חלק מהעבודה החוצה?

ישנם תחומים בהם אנחנו כלל לא מתלבטים, כגון הנהלת חשבונות, ביטוח, מחשבים, אבל מה לגבי ניהול המשרד? מה יקרה לעסק שלך אם מישהו אחר יענה ללקוחות שלך במקומך, יתאם עבורך את הפגישות, יצור קשר עם לקוחות פוטנציאלים ועם ספקים, יכתוב עבורך את הצעות המחיר, יעדכן את התכנים השונים בתשתית השיווק שלך באינטרנט, ברשתות החברתיות, יערוך את המגזין הדיגיטלי, את דפי הנחיתה, יגבה את התשלומים מהלקוחות, יעמוד בקשר ישיר עם הנהלת החשבונות ועוד. 

ומה אם אותו אדם שנותן לך שירותי מיקור חוץ משרדיים, יזדהה כעובד מטעמך? הרווח שלך הוא כפול!  גם אפשר להוריד קצת מהעומס שקיים על כתפיך וגם להיראות כלפי חוץ כעסק רציני, כזה שיש לו עובדים…

מיקור חוץ חוסך בעלויות ומגביר את היעילות.  אם אין לך היקף עבודה למשרה מלאה של ניהול משרד, תוכל להיעזר בשירותי משרד על בסיס שעות שבועיות או חודשיות.  עצם הוצאת העבודה החוצה, מאפשרת לך להתמקד בליבת העסק שלך.

אז איך אפשר לבחור מה להוציא החוצה למיקור חוץ ומה להשאיר בידיך? כל דבר שמישהו אחר יכול לעשות טוב יותר ממך, בזמן קצר יותר ממך ובמיומנות גבוהה, ואינו קשור לעיסוק המהותי שלך, כדאי להוציא החוצה.

לדוגמא, אם אני מתכנתת ומקימה אתרים באינטרנט, כמובן שלא אוציא החוצה את התכנות, אך בהחלט כדאי להיעזר בשירותי ניהול משרד להתנהלות מול הלקוחות בהצעות מחיר, מילוי שאלונים, עדכונים ותחזוקת השיווק השוטף של העסק.  אם בהקמת אתרים ישנה עבודה שגרתית שכל אחד יכול לעשות ואינה מחייבת נוכחות פיסית של מתכנת, כדאי להוציאה החוצה.  ככל שנוציא החוצה יותר עבודה, כך נוכל להתפנות לדברים מורכבים יותר שיקדמו את העסק, שיובילו אותנו למתן שירות טוב יותר ללקוחותינו.

איך בוחרים את מנהלת המשרד במיקור חוץ? עמו שמגייסים עובד חדש, או מחפשים ספק לשירות כלשהו, גם כאן כדאי לקבל המלצות מעסקים אחרים שמקבלים את שירותי ניהול המשרד, כדאי להיפגש להכיר מקרוב ולראות שיש כימיה בין נותני השירות לבין בעל העסק, אחרי הכל, אמנם לא מדובר בעובד שכיר בעסק, אך בהחלט מדובר באדם שייצג את העסק שלך כלפי חוץ.

אני ממליצה בחום על הדר חמיידס, פרילנסרית העוסקת במתן שירות לניהול המשרד במיקור חוץ.  לקביעת פגישת הכרות, שלחו לה מייל או התקשרו 052-3532244